Sommaire de notre politique concernant la gouvernance des renseignements personnels
Coulombe Avocats Inc. s’est doté d’une politique dont l’objectif est d’établir des pratiques uniformes et rigoureuses au regard du droit de chacun au respect de sa vie privée et des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (ci-après « la Loi »). Notre politique établit notamment des pratiques quant à la collecte, la communication, l’utilisation, la conservation, la destruction et la protection des renseignements personnels détenus par notre cabinet.
1. Qu’est-ce qu’un renseignement personnel ?
Un renseignement personnel est une donnée concernant une personne physique et permettant de l’identifier, incluant son nom, son adresse, son adresse courriel, ses antécédents judiciaires, son numéro d’assurance-maladie, son numéro d’assurance sociale, sa nationalité, son origine ethnique, sa religion, son âge, son état civil, etc.
2. Notre rôle et responsabilités
Le respect et la protection de vos renseignements personnels est l’affaire de tous chez Coulombe Avocats Inc. Tous nos employés collaborent avec notre responsable de la protection des renseignements personnels afin que nous puissions agir conformément à notre politique et dans le respect de vos droits.
3. Collecte, communication et utilisation de renseignements personnels à des fins pertinentes à l’objet du dossier
Nos employés doivent obtenir votre consentement à la collecte, communication et utilisation de vos renseignements personnels à des fins pertinentes à l’objet de votre dossier. Ce consentement peut être :
- Implicite : par exemple, vous nous fournissez volontairement vos renseignements personnels;
- Explicite : par exemple, vous nous donnez votre consentement par le biais d’un écrit ou oralement.
Vous pouvez refuser de nous fournir vos renseignements personnels ou retirer votre consentement en tout temps. L’absence de consentement pourrait toutefois nous empêcher de mener à terme votre dossier.
4. Communication et utilisation de renseignements personnels à des fins non pertinentes à l’objet du dossier
L’utilisation de vos renseignements personnels à des fins non pertinentes à l’objet de votre dossier et leur communication se font avec l’approbation de notre responsable de la protection des renseignements personnels. Nous devons également obtenir votre consentement écrit ou celui d’une personne autorisée, sauf dans les cas expressément prévues aux articles 18 à 23 de la Loi. Ce consentement est obtenu par le biais d’un formulaire indiquant les raisons spécifiques autorisant notre cabinet à communiquer ou à utiliser vos renseignements personnels.
5. Conservation et destruction
Lorsqu’un dossier est fermé, notre cabinet le conserve pour une période de sept (7) ans, après quoi le responsable de la protection des renseignements personnels pourra alors en assurer la destruction.
6. Incident de communication ou d’utilisation non autorisée
Dans le cas d’incidents de communication ou d’utilisation non autorisée de renseignements personnels, notre cabinet s’engage à prendre les mesures raisonnables afin de diminuer les risques qu’un préjudice sérieux soit causé et de revoir ses pratiques afin de prévenir de nouveaux incidents de même nature.
Le responsable de la protection des renseignements personnels documente tous les incidents dans un registre des incidents de communication ou d’utilisation non autorisée.
7. Demande d’accès, de rectification et plaintes
Vous avez le droit de demander l’accès à votre dossier ou d’obtenir une copie de vos renseignements personnels détenus par Coulombe Avocats Inc. Vous pouvez également demander la rectification de vos renseignements personnels s’ils sont inexacts ou incomplets.
Si vous avez des questions en lien avec notre politique, incluant les demandes d’accès ou de rectification, ou si vous désirez formuler une plainte quant à notre façon de traiter vos renseignements personnels, nous vous invitons à les soumettre par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels :
Cathy Coulombe
1 600, 3e avenue,
Val-d’Or (Québec) J9P 1V6
Téléphone : 819-874-1194
Courriel : cathy@coulombeavocats.com